Software Gestione Eventi

A chi serve

Il software che sviluppiamo risponde alle esigenze di chi organizza eventi complessi in modo ricorrente e ha bisogno di uno strumento professionale costruito attorno ai propri processi:

• Agenzie di eventi che gestiscono simultaneamente più eventi per clienti diversi e hanno bisogno di un sistema multi-evento con separazione netta dei dati
• Uffici HR e comunicazione di grandi aziende che organizzano internamente convention, team building, roadshow commerciali e training annuali
• Organizzatori di fiere e trade show che gestiscono centinaia o migliaia di partecipanti, espositori e accrediti stampa
• Enti di formazione e associazioni professionali che erogano convegni, corsi accreditati ECM/CPD e conferenze
• Uffici istituzionali e PA che organizzano eventi pubblici con necessità di GDPR compliance rigorosa e accessibilità
• Dipartimenti marketing che gestiscono eventi di lancio prodotto, roadshow e eventi cliente
• Università e centri di ricerca per congressi scientifici con gestione abstract e peer review

Non ti vendiamo una licenza SaaS con funzionalità predefinite: costruiamo il sistema attorno al tuo modo di lavorare, alle tue tipologie di evento e alle tue integrazioni esistenti.

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Problemi che risolve

Le iscrizioni sono gestite con email e fogli Excel

L'approccio più comune — un form Google, una lista Excel, email manuali di conferma — funziona per eventi piccoli e sporadici, ma diventa insostenibile oltre le 100 iscrizioni. Il rischio di errori, la difficoltà nel tracciare i pagamenti, la gestione delle cancellazioni e delle sostituzioni, la produzione dei badge: tutto diventa un caos che assorbe giorni di lavoro. Il nostro sistema gestisce il ciclo completo delle iscrizioni in modo automatizzato.

Il check-in è lento e caotico

Le code al check-in sono la prima impressione negativa che un evento può dare. Un sistema basato su liste cartacee o su Excel richiede decine di minuti per gestire picchi di arrivo. Il nostro sistema di check-in via QR code, usato su smartphone o tablet, processa ogni accesso in meno di 5 secondi e aggiorna in tempo reale la lista presenze.

Budget e costi sono sempre fuori controllo

Gestire un budget evento significa aggiornare costantemente previsioni e consuntivi su mille voci diverse: location, catering, A/V, transfer, hotel, speaker fee, materiali. Con Excel, ogni aggiornamento è manuale e il rischio di errori è alto. Il nostro modulo di budget tracking tiene tutto sotto controllo con forecast vs actual in tempo reale.

Le comunicazioni ai partecipanti sono un lavoro a parte

Email di conferma, reminder, aggiornamenti del programma, comunicazioni post-evento, richieste di feedback: senza automazione, ogni comunicazione richiede ore di lavoro manuale. Il nostro sistema automatizza l'intero flusso comunicativo, con template personalizzabili e invio condizionale basato sullo stato dell'iscrizione.

Manca una visione d'insieme tra più eventi

Chi gestisce un portfolio di eventi — un'agenzia o un ufficio eventi strutturato — ha bisogno di vedere lo stato di tutti gli eventi attivi in un unico pannello: iscrizioni, budget, prossime scadenze. Nessuno strumento generico offre questa visione in modo adeguato.

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Funzionalità principali

Gestione Iscrizioni e Ticketing

Il modulo di iscrizione è il punto di ingresso dell'esperienza partecipante. Lo configuriamo per ogni tipologia di evento:

• Form di iscrizione personalizzabile: campi liberi, menu a tendina, checkbox per consensi GDPR, upload di documenti se necessario
• Ticketing multilivello: ticket gratuiti, a pagamento (con integrazione Stripe/PayPal/bonifico), VIP, press, espositori, relatori — ciascuno con accessi e vantaggi differenziati
• Posti limitati e waiting list: gestione automatica delle liste d'attesa con promozione automatica quando si liberano posti
• Codici sconto e early bird: sconti temporanei, codici promozionali, tariffe riservate a categorie specifiche
• Iscrizione di gruppo: un referente aziendale può iscrivere più partecipanti in un'unica transazione
• Notifiche automatiche: email di conferma immediata, ricevuta di pagamento, reminder a 7 giorni, 1 giorno e il giorno stesso
• Area gestione iscritto: ogni partecipante può modificare i propri dati, scaricare il badge, aggiungere sessioni all'agenda personale

QR Code Check-In tramite App Mobile/Tablet

Il sistema di check-in trasforma un potenziale momento di caos in un'esperienza fluida:

• App mobile (iOS e Android) dedicata al personale addetto al check-in, installabile senza account app store (modalità PWA)
• Scansione QR: ogni partecipante riceve un QR code univoco nella email di conferma; la scansione registra la presenza in meno di 5 secondi
• Check-in multipunto: per grandi eventi con più ingressi o più sessioni parallele — ogni punto registra le presenze in modo indipendente e sincronizzato
• Check-in offline: l'app funziona anche senza connessione e sincronizza i dati appena torna online
• Stampa badge on-site: integrazione con stampanti di badge (Zebra, Brother) per la produzione badge al momento del check-in
• Dashboard presenze real-time: chi non si è ancora presentato? Quante persone sono già dentro? Visualizzazione aggiornata ogni 30 secondi
• Gestione accrediti speciali: giornalisti, VIP, sponsor — ciascuno con un percorso di accreditamento differenziato

Portale Partecipanti con Agenda Personalizzata

Ogni partecipante accede a un portale web personalizzato dove trova tutto ciò che gli serve:

• Agenda interattiva: programma completo dell'evento con sessioni parallele, filtrabili per track/tema/orario
• Agenda personale: il partecipante seleziona le sessioni che vuole seguire e costruisce il suo percorso personalizzato (utile per eventi multi-track)
• Info pratiche: mappa della sede, indicazioni per raggiungere la location, parcheggi, info hotel
• Materiali pre-evento: slide, paper, reading list condivisi dagli organizzatori
• Speaker profiles: bio, foto, link ai social, abstract degli interventi
• Networking: directory dei partecipanti con possibilità di richiedere meeting one-to-one (opzionale, con consenso esplicito)
• Notifiche push: aggiornamenti di programma, avvisi di ritardo, comunicazioni dell'organizzazione

Gestione Speaker: Bio, Abstract, Slide Upload

Il modulo speaker gestisce l'intero ciclo di vita della partecipazione dei relatori:

• Call for abstract: form strutturato per la sottomissione di abstract, con possibilità di review anonima da parte del comitato scientifico
• Portale speaker dedicato: area riservata dove il relatore carica materiali (slide, video, foto profilo, bio), aggiorna le proprie informazioni e visualizza il programma
• Workflow di approvazione: gli abstract vengono assegnati ai reviewer, che li valutano, e il sistema gestisce le notifiche di accettazione/rifiuto
• Gestione rimborsi e compensi: modulo per la raccolta dei dati fiscali (per i pagamenti speaker) e la gestione delle spese di viaggio
• Reminder automatici: deadline per invio slide, promemoria per sessioni di prove tecniche, istruzioni per la location
• Template per presentazioni: il sistema può fornire template brandizzati con indicazioni tecniche (risoluzione, formato)

Logistica: Venue, Catering, Transfer, Hotel Booking List

Il modulo logistico centralizza tutte le informazioni operative:

• Gestione venue: pianta della location, capacità per sala, attrezzature disponibili, contatti del referente tecnico
• Catering management: gestione menu, preferenze alimentari (raccolte durante l'iscrizione), conteggi per il fornitore, ordini di servizio
• Transfer e shuttle: prenotazione di transfer aeroporto-hotel-evento, con lista passeggeri per ogni corsa
• Rooming list: gestione delle prenotazioni alberghiere per speaker e VIP, con check-in/check-out previsti, preferenze camera, note speciali
• Fornitori: rubrica fornitori con contratti, contatti, SLA e note operative — tutto in un unico posto
• Timeline operativa: checklist di tutte le attività pre-evento con responsabile e data di scadenza

Budget Tracker con Forecast e Actual

Il controllo del budget è una delle funzionalità più apprezzate dai project manager di eventi:

• Budget di partenza: definizione delle voci di costo e dei centri di ricavo all'inizio della pianificazione
• Forecast aggiornabile: previsioni di costo aggiornate man mano che arrivano i preventivi dai fornitori
• Actual: registrazione delle spese effettive con upload delle fatture e dei documenti contabili
• Scostamento forecast/actual: visualizzazione immediata delle voci fuori budget con alert configurabili
• Ricavi da iscrizioni: integrazione con il modulo ticketing — i proventi delle iscrizioni vengono scalati automaticamente dal costo netto
• Report budget per il cliente o per il management: export PDF con il consuntivo evento, ideale per la rendicontazione
• Multi-valuta: per eventi internazionali con fornitori in paesi diversi

Comunicazioni Automatiche

L'automazione delle comunicazioni elimina ore di lavoro manuale:

• Email di conferma iscrizione: inviata immediatamente dopo la registrazione, con riepilogo dati, QR code e link al portale
• Ricevuta di pagamento: per ticket a pagamento, PDF con i dati fiscali del pagamento
• Reminder pre-evento: sequenza configurabile (es. 7 giorni prima, 1 giorno prima, il giorno stesso con info pratiche)
• Comunicazioni di aggiornamento: se il programma cambia, si invia una comunicazione targetizzata solo ai partecipanti alle sessioni modificate
• Email post-evento: ringraziamenti, link ai materiali, link alla survey di feedback
• Campagne segmentate: email diverse per categorie diverse (speaker, sponsor, partecipanti standard, press)
• SMS opzionali: per reminder critici e aggiornamenti urgenti

Survey Post-Evento Integrata

Il feedback post-evento è fondamentale per migliorare le edizioni successive:

• Survey personalizzabile: domande a scelta multipla, scale di valutazione (NPS, CSAT), domande aperte
• Invio automatico: la survey viene inviata automaticamente X ore dopo la fine dell'evento
• Reminder per chi non risponde: follow-up automatico dopo Y giorni
• Analisi dei risultati: dashboard con i risultati aggregati, grafici, word cloud per le risposte aperte
• Report per sessione e speaker: il feedback specifico su ogni sessione e ogni relatore viene aggregato e condiviso con gli interessati
• Export dei dati: per analisi avanzate con strumenti esterni

Integrazioni Hybrid Event: Zoom, Teams, Eventbrite

Gli eventi ibridi — parte in presenza, parte in streaming — sono ormai la norma:

• Zoom Webinar / Zoom Events: sincronizzazione iscrizioni, invio automatico dei link, tracking delle presenze online
• Microsoft Teams Live Events: integrazione per eventi ibridi in ambienti corporate Microsoft
• Eventbrite: possibilità di usare Eventbrite come canale di vendita ticket esterno, con sync automatica delle iscrizioni nel sistema principale
• Streaming custom: integrazione con piattaforme di streaming dedicate (Vimeo, Hopin, Airmeet) per eventi più complessi

GDPR: Raccolta Consensi e Gestione dei Dati

La gestione degli eventi implica la raccolta di dati personali sensibili. La piattaforma è progettata per essere conforme al GDPR (Reg. UE 2016/679) e al D.Lgs. 196/2003:

• Raccolta consensi granulare: al momento dell'iscrizione si raccolgono consensi separati per marketing, profilazione, foto/riprese durante l'evento
• Registro dei consensi: ogni consenso è tracciato con timestamp, IP e versione dell'informativa
• Diritto alla cancellazione (art. 17 GDPR): procedura automatizzata per la cancellazione dei dati su richiesta del partecipante
• Data retention configurabile: dopo X mesi dall'evento, i dati vengono eliminati o anonimizzati automaticamente
• Accesso ai dati (art. 15 GDPR): ogni partecipante può scaricare i propri dati dal portale
• Sicurezza: dati cifrati in transito (TLS 1.3) e a riposo (AES-256), accesso al pannello di amministrazione con autenticazione a due fattori

Multi-Evento: Gestione Portfolio

Per chi gestisce più eventi contemporaneamente:

• Dashboard master: visione d'insieme di tutti gli eventi attivi, con KPI principali per ciascuno
• Template di evento: un evento di successo diventa un template riutilizzabile per le edizioni successive
• Team e permessi: ogni membro del team vede solo gli eventi di sua competenza
• Reportistica consolidata: analisi aggregate su tutti gli eventi del periodo (utile per agenzie)

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Workflow tipico

6 mesi prima: Creazione dell'evento nel sistema, configurazione delle categorie di ticket, apertura delle iscrizioni. Impostazione del budget di partenza e delle voci di costo previste. Attivazione della call for abstract per gli speaker.

3 mesi prima: Il modulo speaker raccoglie le sottomissioni; il comitato scientifico le valuta attraverso il sistema. Si confermano i relatori, che accedono al portale speaker per caricare bio e materiali. Nel frattempo, le iscrizioni crescono e il modulo logistico raccoglie le preferenze alimentari e le richieste di transfer.

1 mese prima: Si chiudono le iscrizioni o si apre la waiting list. Si produce la lista definitiva per il catering e la rooming list per l'hotel. Si configurano le campagne di reminder e si inviano le comunicazioni pratiche ai partecipanti.

Il giorno dell'evento: Il personale usa l'app di check-in per registrare gli arrivi. La dashboard presenze mostra in tempo reale quante persone sono entrate. Eventuali problemi (badge smarriti, iscrizioni dell'ultimo minuto) vengono gestiti direttamente dall'app.

Dopo l'evento: La survey viene inviata automaticamente. I materiali delle sessioni vengono pubblicati nel portale partecipanti. Il budget viene chiuso con i consuntivi definitivi. Il report complessivo viene generato e condiviso con il management o con il cliente.

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Integrazioni possibili

• Sistemi di pagamento: Stripe, PayPal, Nexi, bonifico bancario con riconciliazione automatica
• CRM aziendali: Salesforce, HubSpot — i partecipanti agli eventi vengono sincronizzati come contatti/lead
• ERP e sistemi contabili: esportazione fatture e movimenti verso sistemi come SAP, Zucchetti, TeamSystem
• Marketing automation: HubSpot, Mailchimp, ActiveCampaign — per campagne post-evento e nurturing
• Sistemi di videoconferenza: Zoom, Teams, Meet per sessioni ibride
• Strumenti di analisi: Google Analytics, Matomo per tracking del portale partecipanti
• SSO aziendale: per eventi interni, l'accesso al portale partecipanti può avvenire tramite le credenziali aziendali (Azure AD, Google Workspace)
• API aperta: esportazione dati verso qualsiasi sistema esterno tramite API REST documentata

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Software su misura vs soluzioni standard

Esistono piattaforme SaaS per la gestione eventi (Eventbrite, Cvent, Whova, Hopin). Ecco perché molte organizzazioni strutturate scelgono il custom:

Limiti delle soluzioni SaaS:

• Costi percentuali sui ticket venduti che erodono i margini (Eventbrite prende fino al 6,95% + €0,59 per ticket)
• Branding limitato: il tuo evento appare su una piattaforma di terzi, non sul tuo dominio
• Workflow rigidi che costringono il tuo processo ad adattarsi allo strumento
• Integrazioni costose o impossibili con i sistemi aziendali già esistenti
• Dati degli iscritti ospitati su server del fornitore, con incertezze sulla sovranità del dato
• Impossibilità di gestire logiche di iscrizione complesse (es. accrediti con approvazione manuale, gestione quote per categorie professionali)

Vantaggi del custom Graffico:

• Nessun costo percentuale sui ticket: paghi lo sviluppo una volta, i ricavi delle iscrizioni sono tutti tuoi
• Dominio e brand identity completamente tuoi
• Workflow costruito attorno al tuo processo, non il contrario
• Integrazioni native con CRM, ERP e sistemi già in uso
• Dati in Italia o UE, sotto il tuo controllo
• Logiche di iscrizione illimitatamente personalizzabili
• Crescita illimitata: puoi aggiungere feature nel tempo senza cambiare piattaforma

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Tempi, budget e processo

Come lavoriamo

1. Discovery (1-2 settimane): Analisi delle tipologie di eventi che gestisci, dei tuoi processi attuali, delle integrazioni necessarie e dei tuoi pain point principali 2. Progettazione (2-3 settimane): Architettura del sistema, wireframe delle interfacce principali, definizione dei flussi di lavoro 3. Sviluppo MVP (8-12 settimane): Prima versione completa con iscrizioni, ticketing, check-in, comunicazioni e portale partecipanti 4. Test su evento pilota (1-2 settimane): Test del sistema su un evento reale di dimensioni ridotte per validare tutti i flussi 5. Go-live e formazione: Formazione del team operativo, documentazione procedurale, supporto al primo grande evento 6. Evoluzione: Aggiunta di moduli (budget, speaker, logistica) in sprint successivi

Budget indicativo

• Sistema base (iscrizioni, ticketing gratuito, check-in QR, comunicazioni automatiche, portale partecipanti): indicativamente €20.000 – €35.000
• Sistema completo (tutto il base + gestione speaker, budget tracker, logistica, survey post-evento, integrazioni CRM): indicativamente €35.000 – €65.000
• Sistema enterprise (multi-evento, white-label per agenzia, ticketing a pagamento con gateway personalizzato, integrazioni ERP, accreditamento complesso): da €65.000 in su

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